不少人搞不清几种会议的差别

会议的主持人或主讲人对会议的高效性负有最大责任,如果都用同一种思路来召开,会议就变得没什么效果

IT界“尊崇”的会议是乔布斯的苹果发布会和各种技术大会上的交流演讲,可惜这些并不是公司内部会议的榜样,很多人找错了模仿对象

会议类型用途特点和要求
发布会展示新产品、新战略算是一种表演,要声色俱全,多媒体设备只是一种道具
目的是引起轰动,传播的内容要能煽动观众的情绪,不断制造高潮
交流传播自己或本公司的经验(技术大会属于这个性质)展示个人/团队/公司优秀技术或成果,间接卖广告
内容高度概括,不会讲细节
不会很在意观众是否都听懂,甚至怕泄密而有所保留
培训传播知识,提高工作效率引导观众记忆和会后探索,目标是让观众最大程度地记住传授内容
宣讲会传达信息或做动员观众可能是被要求来听的,这在本质上是一种命令,所以不用在意讲得怎么样
评审对方案的评审主持人讲述自己的方案,观众提出意见和建议
对方案的描述要尽可能地细致,目的是让观众都理解后能发现问题,减少实施过程中的返工
总结成果展示、述职为了提高绩效评级,在符合事实的前提下,能怎么吹就怎么吹,你懂的
研讨讨论、头脑风暴没有主讲人,而要有主持人。非主持人都可以随意发言,有专人做会议记录。
主持人的最大职责是引导讨论有序进行且不偏离主题,并减少争论以至形成共识。
例会(日/周)日常的信息交换每个人都可发言,要尽量简短。发言内容只需在场有另外一个人听懂。
产生的问题会后再由各关联者自行讨论,不占用所有人时间

留意交流和培训的差异

日常工作中,一个会议的性质可能会包含以上多种,主持人需要在不同的阶段完成不同的职责。特别是主持人也是作为主讲人的时候,应该留意场景的切换,如培训完毕后的问答阶段

一般来说主持人都需要做到这几点:

  • 宣讲会议议程或子主题,让参会人做好准备配合
  • 尽量使会议达成目标。如果没达成,商定后续的安排,可再开一次
  • 按时开始,不超时结束
  • 帮助观众理解发言人(包括自己)的讲话内容
  • 提醒其他发言人注意时间、语气等。不要因为一个人而耽误了全部人的时间
  • 确保重要的人员都到齐
  • 引导会议中的讨论达成一致意见
  • 记录重要的发言和待跟进事项

培训他人

好的程序员不一定是好的培训师,但好的架构师一定是合格的培训师,因为架构师必须向他人传达自己的思想,那恰是培训的意义所在

做培训的首要目标是让观众完全吸收你所讲的内容,当然这很难做到,但做得到让人吸收大部分的也太少了

这是令多数公司不重视培训的重要原因,但也不能完全怪讲师,因为好的培训是需要花费大量时间和精力的

如果不是专门设立培训师岗位或者把培训职责写入KPI,没有几个人会对把培训做到极致

交流演讲和培训的侧重点不同,不能说哪个的要求更高,但如果把交流的意义上升到代表团队和公司,那应该更重视

看看需要做多少功夫才能做好吧:

会前准备

  • 冥想和模拟训练。在脑子里演练完整个培训过程,或者找个地方(培训现场最佳)对着空气讲。这能减小忘词的概率和减轻现场讲演的紧张感,还能发现培训逻辑的疏漏。如果还不够,可以先让少部分人来听,然后再面向全体
  • 如果怕会上遗漏一些事项没说,应准备一张小纸写上给自己做提醒的话语。非庄重场合写在手机里也行
  • PPT的制作技巧,很多书可参考,不赘述了。特别提醒,如果确认这是一个培训而不是一个交流演讲,PPT上的字不应该追求简略,特别是重要到需要观众记忆或记笔记的内容(也可能把PPT交给他们)。甚至可以考虑用Word或网页而不是PPT
  • 如果要讲到代码,不应该只用PPT。可以直接打开编辑器对着代码讲。在PPT里贴大段代码的都是耍流氓,因为代码占用的篇幅大,而且信息量较多,很难短时间理解透(这时候技术培训不如文档,但现实往往是相反的,本质原因是文档的糟糕。读者看不下去而希望能面授,集体的诉求自然转变成现场培训)
  • 如果需要演示操作或有多个培训材料,应提前打开所需的软件,并令其状态准备至一切换窗口过来就能讲(例如滚动条位置都拖好),不要在会议上花费这样的时间,因为一群人在等你
  • 发邮件提醒培训的适用人群。如有需要,提醒参会者提前阅读一些基础知识
  • 保证自己在培训过程精力充沛。为此,喝茶、喝咖啡、做几个俯卧撑什么的都行,用你喜欢的方式
  • 选择观众注意力容易集中的时间段。不饿,不困,不忙等
  • 选择好的场地,帮助观众集中注意力。不吵、无异味、气温适中(空调设好)、座位密度适中等
  • 培训内容的准备。思考如果你是观众,你最希望听到什么内容。培训的思路可参考下节“写作”
  • 其实,你的发型和服装都会影响培训效果,不信你cosplay来试试

进行时

帮助观众保持注意力集中:

  • 如果讲授的内容很繁重,可尝试分节,每节40分钟左右,中间休息10分钟。是的,培训的本质是上课
  • 多微笑,声音洪亮。在旁人眼中,此刻的你应该比平常状态更兴奋和活跃。自己表现得越投入,观众就会越认真听,否则会变成一场催眠大会
  • 提到他的名字,让他的注意力集中回来,或让他有更多的参与感。比如“某某肯定也是这样想的”,“某某曾经说(问)过”,“这样就能解决某某的问题了”
  • 注意自己的姿势、手势,可用来引导观众的目光位置,但不要动作夸张到吸引走了注意力。如果一直拿着鼠标,记得不要乱动,观众的眼睛会跟着光标走
  • 开始讲述的内容可以不怎么重要,例如做自我介绍或描述一些东西辅助今天培训的主题,帮助观众慢慢进入状态

演讲的技巧:

  • 克服和利用紧张与恐惧。要理解这是人的天性,被很多人围观而自然产生的防御心理,实际上这能帮助你更集中注意力做好培训
  • 克服它们的方法有自我暗示(用特定的话语激励自己,想象过往成功的演讲,想象这只是普通的例会等)、深呼吸、转移注意力(喝口水,摆弄一下其他物品,跟别人说说话等)等
  • 事实上无论你犯多大的错,观众过几天就淡忘了
  • 不能用提问来考验人,更确切来说不能令被提问者尴尬而导致冷场,别学学校老师那套。提问可用于:现场调查,证明结论;开放式的,没有正确答案;让观众猜测,活跃气氛
  • 重复以强调。讲完例子或论据后重复一遍观点,加深观众的印象。或者更直接地,“这个很重要,我再重复一遍”
  • 不跑题。我就见过“我如何当好技术leader”这个主题花了三成时间讲“我如何当上技术leader”的人
  • 让观众跟上你的节奏。“承上启下,伏笔,呼应”这些写作技巧,在演讲中表现为“前面我们讲的都是理论,下面我们看看如何应用”、“这点我们后面会有详细描述”、“我们前面讲到的XXX在这里就是最典型的应用”
  • 适当的停顿。如果需要观众思考、消化理解,不妨直接说“给大家15秒时间思考一下”,就这样沉默着
  • 幽默。注意幽默是为了加深记忆服务的,不要最终变成展示个人魅力。“如何制造幽默效果”这个话题很大,不展开了,建议找书看。幽默感需要刻意地积累,而且要恰到好处地用在演讲上是需要锻炼的
  • 说服。最佳方式是列举好处,以利诱导,而不是把规矩硬塞入别人的思想。更厉害的方法是洗脑,这个也是可以找书看哦
  • 要会讲故事,在故事中蕴含你观点。故事的形式比理论好
  • 生动,运用打比方和对比、反比。观众一时难以理解你所描述的内容时,可以换一种角度来说。比如向不懂编程的家人解释架构设计是做什么,“就好比设计一辆汽车,要做到零件可拆卸组装(模块化),多个厂家都能帮助生产零件(可扩展性强),开起来省油又马力足(性能高)……”

控制会场的一切:

  • 利用好你的权力。无论发生什么影响会议进程的事情,如何处理都以你的决策为主。即使你的上司在场也请记住,这个时候你最大
  • 准备面对意外。比如投影仪或麦克风坏了你也能继续做培训;有人问你答不出的问题,你可以找后援团来回答或说会后私聊
  • 现场环境的使用。麦克风音量、笔记本电脑、灯光、投影仪、座位摆放、提词板、遥控器、激光笔、白板等

会后

  • 收集反馈。提醒大家可以随意批评这次培训中做得不好的地方
  • 注意受众的当场反应
  • 观察受众的会后行为,是否有受你的培训影响而有所改变等